広報100箇条

広報実務にヒントとなるノウハウを紹介していきます。 広報力向上に少しでも寄与できれば幸いです。

広報担当者

取材議事録の重要性

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取材と言えども、社長や役員、経営幹部の取材、また広報担当者による商品紹介などの個別レクチャーなどさまざまである。日々これらの取材対応する際、議事録は作成しているだろうか。議事録作成は非常に大変なもの。しかも自身のメモではなく、電子媒体として残そうとすると相当な負荷がかかる。しかし議事録には単に記録を残すという以外の効果もある。下記に3点挙げる。

まずは純粋に記録することでの効果だ。言った言わないの事後検証のためというのは次元の低い理由ではあるが、全くないケースではないため、あった方が望ましい。その上、記者がそれぞれどの様な点に興味を持っているのか、或いは理解度がどれくらいなのか、説明の仕方の検証などを純粋に把握する効果はある。

次にその記録の情報共有である。取材の場合、広報担当が立ち会えるのは基本的にひとりだ。その際、内容を他の担当者も把握できた方が望ましい。また広報担当が御一人の場合でもこの作業は必要である。それは後任者に対する引き継ぎという点だ。File名をルール付けし、サーバーに掘り込んでおくだけでも十分有効であろう。

最後の理由は勉強のためだ。広報マンは社内での情報通である。広範囲な事業部門と接し、横断的な人脈から情報収集している。しかし、社長や経営幹部は、また違った視点や情報ルートを持っている。初めて聞くことも少なくはない。また社長がどの様な説明をしたのか、どういう言葉遣いをするのか、好きなのかも担当者であれば知っておく必要があるだろう。社長メッセージのたたき台や編集などをすることもあるからだ。

議事録作成は、確かにしんどい。しかし大変貴重な情報が埋まっている。負荷対効果を再考の上、実施してみては如何だろうか。

広報54箇条 広報マンは議事録から学べ


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広報担当者が早く帰宅すべき2つの理由 その2

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前回に続き早く帰るべき理由であるが、もうひとつは“担当者自身のコンディション”の問題である。これは社会人全般に言えることでもあるが、特に広報担当者が気を遣わなければならないことでもある。広報担当者は“黒子”ではあるが、やはり会社を代表する顔でもあるからだ。

記者は取材対象の企業情報を誰から入手するのか。その殆どが取材対応者である社長や役員と広報担当者である。場合によっては部門責任者である管理職が対応することもあるが、記者が会うことのできる一般社員は広報担当者位であるといっても過言ではないだろう。

記者は数値データ等の他にもあらゆる情報を入手する。会社の雰囲気ということも貴重な情報である。例えば、いつも接する会社の窓口である広報担当者が暗ければどうであろうか。勿論、一個人の資質という面も多々あるが、会社が停滞している、評価制度などの人事政策が上手くいっていない、過重労働を強いられている、などの切り口を与えかねない。
極端な表現と思うかもしれないが、記者は常に新たな情報、新たな切り口を検証しながら探しているのだ。勿論、そのことだけで報道に直結することは少ないだろうが、何かの際には重要なマイナス情報として後押しをしてしまうことは確かである。

逆に広報担当者がいつも活き活きと、前向きな姿勢で対応していればどうでろうか。その担当者に対する評価が上がるばかりか、会社に対し良いイメージを与えられるのではないだろうか。広報担当者は、ストレス管理、自己管理に人一倍気をつける必要がある。また第三者にどう映っているかも意識していく必要もある。何故ならば、会社の評価にもつながるからだ。良く言えば、会社のために早く帰らなければいけないのだ。

広報47箇条 広報担当者は常にコンディションを意識せよ


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広報担当者に必要な資質3/3

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広報担当者に必要な資質としてこれまで、前向きであることバランス感覚について述べてきた。最後にコミュニケーション能力について書く。ここで申し上げたいのは、言語的能力や談話能力ではない。英語スキルがあることが即ちコミュニケーション能力があると勘違いしている人も多いが、そのことでもない。余りにも間違った自己主張が横行しているので、そのことを言いたい。

間違った自己主張とは何を差すか。解り易いのは、朝までの討論番組や多くの政治家の発言である。彼らは非常に力強く発言している。声も大きいせいか、インパクトも強い。しかし、彼らは自分の思ったこと、言いたいこと、自分の立場しか言ってはいない。決してキャッチボールはしていない。お互いが、自分はこんなに強く投げられるのだと誇っているだけである。単なる自己満足に過ぎない。どんなに調査をして確固たるデータを元に発言していても、相手には怒っている、言いたいことを言っている、くらいしか伝わっていないのだ。

私の思う自己主張、コミュニケーションとは、自分の思っている様に物事を進めていくことである。そのためには、勿論誇大して発言した方が効果ありの場合もあれば、黙っていた方が伝わる場合もある。また横道にそれながらも相手の理解を少しずつ得ていき、結果的に自分の描いたGOALに近づけていくやり方もある。発言は手段であって、目的ではない。発言したから伝わるものでもない。言ったかどうかも関係ない。問題は伝わったかどうかだ。同じ内容でも相手によってスキルなどもさまざまなため、話し方も変わるはずだ。
相手に伝わっているかどうかの検証は、常に心掛けたいことだ。

広報33箇条 真のコミュニケーション能力を身につけよ!

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広報担当者に必要な資質2/3

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広報担当者に必要な資質として前回、
〜宛きである 1/3
⊃祐屬箸靴討離丱薀鵐拘恭个あること 2/3
コミュニケーション能力がある 3/3
を挙げたが、この項では、バランス感覚について述べたい。

バランス感覚というものを言葉に表現するのは難しく、さまざまな意見があるだろうが私は下記と考える。
・大局的に物事がみられる
・公私の区別がつけられる
・協調性がある
・嘘をつかない
・一方的な意見を言わない  など

どれもビジネスマンとして当然のことであるが、最後の2点は特に広報担当者には重要であろう。嘘をつかないということは、人間として当たり前のことと言える。しかし広報としては実は非常に難しいことである。何故なら過失で嘘をつくことがあるからだ。例えば、営業部門から今回の新製品は“業界初”であると言われそのまま記者に伝えたとする。実は蓋を開けたら競合他社も同様の製品を出していたとする。記者は常に情報の検証作業をしているものの、そのフィルターを抜けてしまうこともある。そのまま報道されてしまうと大問題である。故意でなくとも“嘘は嘘”である。メディアとの関係も一瞬で崩壊してしまう。

また一方的な意見と言うのは、一見、力強いかも知れないが、実は説得力がない。時には胡散臭く取られてしまう可能性もある。広報マンは、常に自分の発言、会社としての発言を検証しながら発信していかなければならない。かといって、取材や電話での問い合わせ、会見などで急に出来るわけではない。日頃の社内での打ち合わせなど含めて、自己検証能力を鍛えていく必要がある。

広報担当者の発言は、危機管理広報という観点で“リスク要因”となり得ることを常に意識しておく必要がある。

広報32箇条 常に自己(自社)を検証せよ!

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広報担当者に必要な資質1/3

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広報担当者に必要な資質とはなんだろうか。皆さん自身が自己を振り返れば自ずと答えは見いだせるだろう。参考までにPR会社の募集要項などをみると、好奇心旺盛やコミュニケーション能力、嘘をつかない、トレンドに敏感、英語力などと書かれている。私が3点挙げるとすると下記である。

〜宛きである 1/3
⊃祐屬箸靴討離丱薀鵐拘恭个あること 2/3
コミュニケーション能力がある 3/3

ここでは、“前向き”について書きたい。私は仕事柄、よく広報担当者さまの愚痴を聞く。これは良き相談相手でありたいという気持ちと、ここでガスを抜いて頂き、また前向きになってオフィスに戻って欲しいという気持ちからだ。私は、“広報担当者は常に前向きであるべき”と考えている。出来れば社内で愚痴もこぼして欲しくない。社内に伝染するからだ。加えて自然にそれらの情報は社外にも発信してしまっていることを念頭に置かなければならない。

お客様がその企業の情報を得られるのは、対面にいる担当者(営業、店頭販売員、コールセンターなど)からだ。その時には会社全体の方針など関係ない。その担当者がその会社の全てである。好印象ならその企業にも同様の印象を持つ。当然逆もある。そしてこれらのことは、お客様のみならず、記者にも言えるということである。そういう意味でも広報担当者は、会社を代表していると言える。

そもそも広報の仕事は、良い情報を如何に良い情報として伝えられるか、或いは悪い情報を如何にプラスに転じられるかが仕事である。勿論、嘘をつくということではなく、誠意をもって対応することで信頼を得るという意味である。そういう意味でも、“もう駄目だ”“どうせ○○だ”という発想しかできない人は広報に適しているとは言えない。前向きな広報担当者がいる会社は、同時に“企業活力”という情報発信も行えていると、常に念頭に置いておきたいものだ。

広報31箇条 常に前向きであれ!

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