広報業務を円滑に推進するコツ

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広報マンに必要な要素は、「コミュニケーション能力である」と挙げても誰も反対する者はいないであろう。現にメディア対応の際は、最善の気配りをしている筈だ。しかしコミュニケーション能力を発揮するステージは、対外的な場面だけではない。むしろ広報活動の大半を占める“社内での活動時”の方が重要である。

まずあなたの会社の広報部は、社内から理解を得られているだろうか？同じ本社部門である経営企画部門や経理財務部門、また営業部門や販売促進部門などは密接な関係があるだろうが、広報部が付き合うべき部門は全社であり、製造開発部門や地区の販売サービス部門、関連会社も該当する。しかし一般的には、販促部門との間に壁があるなどコミュニケーション上の問題があるようだ。今一度、広報部の仕事と広報の考え方の理解を得ることが必要ではないだろうか。

では広報部は何故社内に気を遣わなければならないのか。対外的な情報発信数を向上させるには、より多くの広報素材を各部門から吸い上げることが必要であるからだ。加えて有事の際に備え、社内の風通しを良くしておくことも忘れてはならない。社内の様々な壁を打ち破るには、まず広報部からの積極的な情報発信が必要である。名刺が欲しい場合、まずこちらから差し出すのと同じ原理だ。

広報部は社外へ発信するだけでなく、社外からの情報受信も相当している。しかしその情報は、社内で生かされているだろうか。自社情報は勿論のこと、業界動向や競合情報、法規制や異業種での参考情報など、広報部は多くの情報を受信している筈だ。宝の持ち腐れにならないためにも、全社員に向けてイントラネットを活用し、またライン長向けにメルマガなどを活用するのは必要なことだ。各部門に有益な情報提供をしていくことが、広報への理解浸透の第一段階ではないだろうか。

重要なのは広報部と社内の情報受発信の仕組み作りである。各社その手法はまちまちだろうが、上手く運用できているか否かを再度点検してみては如何だろうか。

広報６６箇条　広報部を広報せよ


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昼食時は情報の宝庫

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あなたは毎日の昼食を誰と食べていますか？同じ部署の方と食べる方、忙しいからと言って近場のコンビニ等で弁当やサンドウィッチなどを買い込み、PCの前で食べる方など様々だろう。では広報マンにとって昼食とはどうあるべきなのだろうか。

“記事は足で稼げ”とは記者に向けた言葉であるが、広報担当も同じである。社内情報は待っていても集まらず、足で稼がなければならない。とは言え、就業時間中はなかなか余裕のある時間はとれず、また他愛もない話は余りできない。私も顧客との打合せ後の雑談から結構ニュース素材を拾っている。まさに雑談が重要なのだ。

昼食時を有効活用する目的は主に３つある。まず広報担当者は外から見ればきらびやか映る様だが、実際の業務は７割近くが社内調整業務であり、他部署と円滑なコミュニケーションを図るための円滑剤的な機能。次に前述したが、日ごろ付き合いのある他部署の人と接することで新たなニュース素材を発掘すること。そして最後に、未だ入り込めていない部署に入り込むこと。いわゆる新規開拓の３つである。

部門からの正式ルートでニュース案件が広報部に回ってきた際、時間的に手遅れなことがある。そう言った意味でも準備段階で情報をキャッチしておくことは重要であり、担当者レベルからの情報の入手は重要だ。しかし実際に対外発表することになったら、事前に上長に確認するなどその担当者に配慮することを忘れてならない。広報への理解が乏しい部門であれば、その担当者がスパイ扱いされてしまう可能性もあるからだ。その部署の雰囲気なども十分に把握しておくことが重要だ。

ゴルフが営業に効果的と言われる大きな理由は、多くの時間を拘束できるというメリットであろう。そう考えると、毎日１時間弱ではあるが、昼食の時間を有効に使っているか否かで大きな差が出るのは間違いない。明日から毎日必ずと思うと気が重いだろうが、週に何日か決めて少しずつ気長に始めてみては如何だろうか。

広報５８箇条　昼食時を有効活用せよ


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広報兼務者は悲惨か？

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広報の仕事を専任ではなく兼任で担当される方は意外と多い。上場企業であっても広報部を持たない企業は、意外と少なくないのだ。つまり広報に携わる方の多くは、兼務者であるとも言えるのではないだろうか。兼務者は負荷的にも大変だと愚痴をよく聞くが、果たして兼務者は広報専任者に比べてデメリットばかりなのだろうか？

確かに大企業の広報部員は数十名いるばかりか、１工場であっても10数名の広報部員を有しているところもある。部員に対する教育が行き届いており、工場見学などで訪問した際の対応はさすがと感じざるを得ない。これらの広報部員は、大企業で広報を担当していることの誇りや、規模が大きいことによる達成感などもあるだろう。しかし、10名いる広報部の担当者は、広報部の1/10の仕事しかできないとも言える。3年、5年と広報としての経験を積まれても、極一部の専門分野しか担当してない事も少なくはない。

逆に広報部もなく、兼務で担当されている方は、細かなところまでは手が生き届かないという懸念はあるが、広範囲の広報活動が経験できる。広報マンとして楽しめる範囲が広いのだ。また企業広報担当者の業務の大半は、社内調整業務である。その際、兼業業務でのスキルや人脈が使えることは非常に効果的である。広報は、総務、経営企画、ＩＲ、法務、マーケティングなどの仕事と兼務する場合が多い。これらは広報活動の情報元として非常に重要な位置を占め、広報としては状況を把握しておきたい部門である。これらのスキルや情報ルートが確立されていることは非常に大きなメリットである。

広報を兼務で、かつ一人で対応されている方は、負荷的にも精神的にも辛い部分があるだろうが、広報部員として働く者より恵まれたところも多い。決して悲観視せず、メリットの最大活用を心掛ければ、広報部員以上のスキルが習得できることは間違いない。

広報２８箇条　兼務は専任よりお得と考えるべし！

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広報担当者としての最初の仕事

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春は異動や組織改革が多い時期であり、最近新たに広報部の一員になられた方もおられるだろう。また広報部もない中で、いきなり広報担当もやれと言われた方も少なくはないだろう。では、広報担当として最初にすべきことはなんだろうか。

広報担当者に求められることのひとつに、“誰よりも会社のことを知っている”ということが挙げられる。これは現在の会社の状況のみならず、会社の歴史、経営計画も熟知している必要があり、また自社内だけでなくグループ会社なども対象となる。また新商品やサービスの情報以外にも、開発の状況なども知っておく必要がある。これらの情報については、継続して習得していかなければならないことだ。しかし、社内情報を習得する上でも大事なことがある。それは、自分の情報ルートの確立である。

広報の仕事は、基本的に部内だけでは何もできないと言っていい。リリース作成ひとつをとってもありとあらゆる関連部門から情報収集をしなければならない。しかしそれら部門(現場）が広報に協力的かというと、残念ながらそうではないのが現状だろう。また前任者には協力的でも、担当が変わってしまえば最初から関係構築のし直しである。ではどうするか。それは自分を売り込んでいくしかない。

広報に関わらず、take & takeは成り立たず、いくら日々情報をくれと通っても誰も情報はくれない。まずは、give & giveから始めよう。広報は一般的な人の何倍も新聞、雑誌、インターネットなどから情報を取得する。競合情報や規制関係など各部門の参考になる情報を徹底的に発信していく。そうすることで自身の名前を売っていき、自分と付き合うことはメリットがあると思われれば、各部門も情報が欲しいから自分から情報をもってくるようになる。加えて、リリースしたものの効果が出れば、次はこんな案件もあると情報を自ら持ってくるようになる。

私も企業広報担当時代に、各地区のイベントの情報のみならず、決算発表の時期になると競合含めた決算の解説などをイントラネットにて発信していた。そのお陰か、出張で初めていく地区販社の方にあった際、“イントラの方ですよね”と言われたことがあった。
対外的に広報担当は“黒子”であるが、社内に対しては積極的に自分を売っていくことが必要である。

広報２６箇条　give & giveから始めよう！

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